Nouvelles obligations pour le registre des entreprises

Toutes les entreprises, y compris les entreprises agricoles, qui sont enregistrées au registraire des entreprises du Québec devront se conformer aux nouvelles exigences mises en place dans le cadre de la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises.

Une série d’informations supplémentaires devra être fournie au Registraire des entreprises (REQ) lors de la première mise à jour annuelle qui sera produite à compter 31 mars 2023.

Ainsi, l’ensemble des actionnaires, associés, administrateurs et dirigeants d’entreprises qui sont immatriculées au REQ devront s’assurer de respecter les nouvelles exigences. Les organismes sans but lucratif et les associations au sens du Code civil sont également assujettis à certaines dispositions de la loi.

Informations à déclarer

Les entreprises(1) devront dorénavant déclarer leurs bénéficiaires ultimes. Ceux-ci sont les personnes physiques qui détiennent un droit leur permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit leur permettant de diriger ou d’influencer les activités de l’entreprise.

De façon générale, un bénéficiaire ultime est une personne physique pour qui une des situations suivantes s’applique :

• qui possède 25 % ou plus des droits de vote (directement ou indirectement),
• qui possède 25 % ou plus de la juste valeur marchande (directement ou indirectement),
• qui a une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait, c’est-à-dire lorsqu’une personne est en mesure d’influencer de manière importante les décisions d’une entreprise.

Une fois les bénéficiaires ultimes identifiés, les entreprises devront fournir les informations suivantes pour chacun d’eux :

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Date à laquelle il est devenu bénéficiaire ultime et celle à laquelle il a cessé de l’être
• Adresse professionnelle et adresse du domicile
• Type de contrôle et pourcentage d’actions détenues

Pour une personne physique exploitant une entreprise individuelle, celle-ci sera présumée en être la seule bénéficiaire, à moins qu’elle ne déclare le contraire.

Certaines de ces informations telles la date de naissance et l’adresse du domicile si une adresse professionnelle est fournie ne seront pas publiques sur le site du REQ. À compter du 31 mars 2024, les recherches au REQ pourront se faire par le nom d’une personne physique.

Également, les administrateurs devront dorénavant fournir une pièce d’identité, comme le permis de conduire ou la carte d’assurance maladie, dans le but d’améliorer l’exactitude du nom et prénom de ceux-ci dans les registres du REQ.  Cette mesure ne s’applique qu’aux administrateurs y compris ceux des OBNL, des associations et syndicats. Les bénéficiaires ultimes, associés ou propriétaires n’ont pas cette obligation. La pièce d’identité sera détruite une fois la mise à jour effectuée.

Changement à la méthode de production

Habituellement, les particuliers enregistrés, ainsi que les sociétés par actions (INC) n’effectuent pas eux-mêmes la mise à jour annuelle de leur entreprise. En effet, la mise à jour annuelle et le paiement au registraire se font annuellement à même leur déclaration de revenus.

La principale problématique avec les nouvelles exigences est que la première mise à jour annuelle, qui sera effectuée après le 31 mars 2023, ne pourra pas être produite par la déclaration de revenus.

La mise à jour annuelle devra se faire manuellement par le site internet du REQ afin de fournir les nouvelles informations exigées :

https://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/modifier/mettre_a_jour/declaration_annuelle.aspx

Ce que vous devez faire

Vous devrez donc accéder directement au site internet du REQ et faire directement votre mise à jour annuelle. Pour ce faire, vous devez avoir en main le numéro clicSÉQUR de votre entreprise.

Comme la nouvelle plateforme du site ne sera pas disponible avant le 31 mars 2023,  nous vous recommandons de demander tout de suite votre numéro de clicSÉQUR, si vous ne l’avez pas déjà en main.

Dans le cas des sociétés en nom collectif (SENC), les associés devaient déjà produire eux-mêmes la mise à jour annuelle par le site du REQ. La procédure ne changera donc pas pour ces entreprises, cependant les informations supplémentaires mentionnées ci-haut devront être produites.

Aide pour la mise à jour annuelle

Si vous ne souhaitez pas faire vous-même la mise à jour, il vous sera possible de consulter votre conseiller juridique pour que celui-ci l’effectue pour vous.

La firme BHLF Avocats, qui est le service juridique de l’UPA en droit agricole offrira également le service de mise à jour annuelle.

https://www.upa.qc.ca/producteur/services-juridiques

Pour plus d’informations sur ces modifications, il est possible de consulter le site du gouvernement du Québec : https://www.quebec.ca/entreprises-et-travailleurs-autonomes/demarrer-entreprise/immatriculer-constituer-entreprise/nouvelles-obligations-transparence

Période de production de la mise à jour annuelle

Prenez note que si votre période de production débute avant le 31 mars 2023, et que vous produisez votre mise à jour annuelle avant cette date, vous n’aurez pas à fournir les informations supplémentaires cette année. Les informations seront à produire lors de la prochaine mise à jour annuelle.

^[1] Les OBNL et certaines autres associations n’ont pas cette obligation.